Quantas vezes demos por nós, a olhar com desespero para a nossa caixa de correio, cheia?
Só naquela manhã, recebemos mais de 20 emails entre folhas de cálculo para consultar, formulários para preencher, um convite para tomar café e duas apresentações daquelas que se não forem reenviadas a 30 pessoas vamos comer favas até sermos velhinhos...
A tendência natural é para responder ou tratar dos assuntos frescos. E os antigos...? Aqueles que se vão amontoando na nossa caixa de correio...?
O problema é que não é só a inbox que vai enchendo, cada vez que olhamos para aquela crescente lista de emails – e, consequentemente, de assuntos a tratar - o nosso cérebro fica, digamos, cansado só de olhar. A energia que desperdiçamos cada vez que olhamos para a inbox e a sensação de que temos trabalho em atraso, tem consequências nefastas no nosso desempenho.
De igual modo, estamos tão subjugados pela tirania do correio electrónico que somos interpelados por ele vezes sem conta durante o dia, “plim”, “new mail has arrived” e automaticamente levantamos os olhos da tarefa que estamos a desempenhar para ver qual é o novo... email! O email quase que deixou de ser uma forma de contacto e passou a ter um peso próprio. Tenho que ir ver o meu email!!!
Mesmo que não tenhamos nenhum aviso automático, é difícil resistir a ver se tenho algum email novo, verdade?
Merlllin Man, autor do website 43folders.com, inspirou-se na metodologia de David Allen - autor de "Get Things Done", e desenvolveu uma metodologia simples mas eficaz. Basicamente, consiste em DESLIGAR o recebimento calendarizado do correio electrónico e, manualmente, não mais que 5 vezes por dia, ir, aí sim, ver se tem email.
Após descarregar o correio, "limpar" a caixa de entrada deslocando o correio segundo o seguinte critério para 5 pastas; Fazer, Espera, Ler, Um-dia-destes e Arquivo.
Para a pasta FAZER desloque todos aqueles assuntos que necessitam de uma resposta ou acção que só dependa de si.
Para a pasta ESPERA transfira todos os assuntos que necessitem da intervenção de terceiros ou pelos quais aguarda algo.
Na pasta LER coloque todo o material de consulta.
Na espectacular pasta UM-DIA-DESTES armazene todos aqueles assuntos que podem esperar.
Por fim, na pasta ARQUIVO… bem, o nome diz tudo! Depois de feito/visto/lido, caso tenha interesse manter, arquiva-se.
Como esta metodologia não vem munida de uma varinha mágica, só funcionará depois de ter feito uma triagem inicial - que poderá ser morosa dependendo da sua caixa de correio actual - e mantendo-se fiel ao método. Triagem prévia, seguida de acção efectiva.
Em jeito de conclusão, se achar que este método não funciona para si, pois recebe muito correio, informo-o que esta metodologia foi apresentada com sucesso aos colaboradores de uma empresa que recebem, talvez, bastante correio... a equipa da Google! Se conseguir, através de atalhos de teclado deslocar os emails para as pastas então, aí sim, verá a sua inbox a ir a zero.
Club Leader: Nuno Mateiro
Tema
* Tema escolhido: “e-mail, como ter a caixa de entrada... vazia!”
* Motivo da escolha: O correio electrónico consome cada vez mais tempo e atenção, deixando de ser uma ferramenta de comunicação para se impor como um “desviador” de foco.
* Livros / Sites / Material de Pesquisa:
- Google tech talk
- 43folders.com
- “Get things done”, David Allen
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